Das Whiskey Syndrom

Oder: Was haben Unternehmensprozesse, Projektplanung, Teamkultur und Marketing mit Zufriedenheit zu tun? In diesem Artikel habe ich einen Teil meiner täglichen Aufgaben unter die Lupe genommen, die alle dazu dienen das Whiskey-Syndrom zu vermeiden.

whiskey syndrom

 

Nein, wir trinken nicht am Arbeitsplatz. Korrekterweise heißt es eigentlich auch WISCY Syndrom und steht für „Why Isn’t Someone Coding Yet?“. Oder anders ausgedrückt, „Wieso um Himmels Willen wird noch geplant und nicht schon längst umgesetzt?“ Ich denke, du kennst das Whiskey Syndrom sicher – wenn auch vielleicht nicht unter diesem Namen, da er leider wirklich eher an alkoholkranke Kollegen erinnert: Endlos erscheinende Besprechungen mit wenig zufrieden stellenden Ergebnissen; Anfragen, die vom Inhalt her kaum bis gar nichts mit dir zu tun haben; siebenunddreißig Mails im Posteingang und fünf verpasste Anrufe; Termine, die vorbereitet gehören und dann noch die Frage „Du machst das eh, oder?“ oder besser noch „Wann ist das fertig?“. Soweit bekannt? Klar ist jedenfalls, solche Situationen sind unangenehm und jeder macht Pläne um sie zu vermeiden.

Zufrieden?

Was nützt ein Plan ist er auch noch so schlau….? Der Punkt ist: Unsere Kunden wollen zufrieden sein, die Mitarbeiter wollen zufrieden sein und die Chefs ebenso. Aber was bedeutet das eigentlich?

Der Zufriedenheit geht ein Vergleichsprozess voran, der (subjektive) Erwartungen und Wahrnehmungen gegenüberstellt. Wenn wir hier von Arbeitssituationen sprechen heißt das: Erwartungen gegen Leistung. Die Zufriedenheit ist somit das Ergebnis einer Gleichung und wenn da beispielsweise 5 = -2 herauskommt, ziehen sich unsere Mundwinkel nach unten. Das kann doch nicht sein! Ärger und Verwirrung sind das unweigerliche Ergebnis.

Die Gleichung angleichen

Wie bringt man nun die beiden Faktoren ins Gleichgewicht? Ich plädiere: Ziele, Ziele und noch Mals Ziele. Ja, das klingt jetzt simpel, gar langweilig. Das ist es aber nicht, finde ich zumindest! Willkommen in meiner täglichen Arbeit, in der ich versuche, mit Hilfe von unterschiedlichen Maßnahmen Zufriedenheit zu schaffen. Das mache ich mit der (simplen ;-)) Fragestellung: Wer macht was wie bis wann wo und warum? Also nochmals:

Wer (Zuständigkeit)
macht was (Aufgabe)
wie (Qualität),
bis wann (Termin)
wo (Ort) und
warum (materiell/immaterielles Ziel/Lohn/Honorar) ?

Meine Aufgabe ist es demnach, viele kurze bis lange Aufgaben von vielen Menschen genau in die vorhandenen Zeitressourcen zu gießen. Ich beschäftige mich also mit Projekten (zeitlich gebundenen Erledigungen, für die mehrere Menschen zuständig sind und die ein klares Ziel haben, dass den Qualitäts- und Zeitansprüchen aller entspricht) und dem Multiprojektmanagement (die Prozesskoordination wenn viele Menschen an vielen Projekten arbeiten). Je nach Etappenziel funktioniert das wahlweise mit klassischen oder mit agilen Projektmanagementtools (Technologien). Das eigentliche Herzstück meiner Arbeit ist aber: Miteinander reden!

reden

Falls du jetzt verwirrt bist und dir denkst: „Die steuert Projekte, verwendet Softwaretools und meint ihre Aufgabe ist Reden!?!“ Ja, denn nur so lässt sich der Kreis zum Whiskey-Syndrom schließen! Weil eben alle zufrieden sein wollen und jeder seine Zufriedenheit an anderen Maßstäben misst. Welche das sind, muss man bei allen Beteiligten erst herausfinden.

Die Kunden

Da haben wir die Kunden, die den Kundenkreislauf durchlaufen: Der Kunde hat ein Problem, sieht sich nach Lösungen um, findet eine Lösung und holt sich Information ein. Dann kauft er oder eben nicht. Er will natürlich so schnell wie möglich zum niedrigsten Preis die beste Qualität (Dienstleistungsdreieck). Damit er das optimale aus diesem Mix bekommt und dies noch auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, braucht es gute, klare Prozesse im Team!

Das Team

Das Team wiederum besteht aus Menschen, die individuelle Eigenschaften und Neigungen haben. Ein Beispiel: Wenn mir Mickey sagt er ist im Stress, so weiß ich aus Erfahrung, dass das tatsächlich die Warnstufe rot bedeutet. Kommt hingegen dieselbe Aussage von Goofy, so kann ich aus Erfahrung davon ausgehen, dass er erst bei Gelb ist. Es geht also immer um Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Kenntnissen und Kompetenzen. Das Wissen darüber schafft optimalen Einsatz (zeitlich, finanziell und motivational) der so verfügbaren Kompetenzen und vermeidet Über- oder Unterforderung im Unternehmen. (Stichwort: Wissensbaum bzw. Motivation)

Das Unternehmen

Im Unternehmen gibt es Regeln und Zuständigkeiten für Handlungen und die Gestaltung von Handlungen. Das heißt, es gibt Vorgaben dafür, wie einzelne Schritte abzulaufen haben, um ein Ziel zu erreichen. Diese Vorgaben determinieren die Entscheidungs- und Kommunikationsstruktur. Oder kurz, sie geben Antwort auf die Fragen:  Wer braucht wann welche Information? Wer sagt ja und nein?

Weiters legen die Unternehmensstrukturen die sogenannte Ablauf- und Aufbauorganisation fest. Also, die Abstimmung der Handlungsträger, Aufgaben und Mittel. Und schließlich bestimmen die Vorgaben auch die Art, wie die organisatorischen Einheiten nach Maßgabe ihrer Kompetenzen voneinander abgegrenzt (Kompetenzabgrenzung) und durch Handlungsbeziehungen miteinander verknüpft werden. Kurzum: Jeder Teil ist abhängig vom Anderen und das kann ich auf mehrere Arten organisieren.

Wie?

Da komme ich zurück zum Satz: was nützt ein Plan ist er auch noch so schlau….? Ich versuche zu erfassen, was beschlossen ist und wer bestimmte Dinge innerhalb einer bestimmten Zeitspanne tut, sodass jeder und jedes Projekt Luft zum Atmen hat und seine ToDos abarbeiten kann. Das sorgt dafür, dass ein Fundament für Qualität geschaffen ist und wir Deadlines sicher halten können.

Die Basis meines Erfassens ist die Kenntnis der vielen oben beschriebenen Prozesse und Zusammenhänge (oder wie mein Opa es nennen würde: Hirnschmalz), sowie die Datenerfassung und Auswertung (PM-Tools). Und mit dieser Basis mache ich einen Plan. Dann rede ich mit den Chefs, Kunden und/oder Kollegen und es kommt durchaus vor, dass dann alles ein wenig anders ist.

Ich bin allerdings der Meinung, dass es schon endlos viele Blogs über Managementprozesse & Marketing und ebenso viele Projektmanagement Tools gibt. Und du setzt diese mit Sicherheit in deiner täglichen Arbeit schon ein (leidest aber vielleicht dennoch am Whiskey-Syndrom). Deshalb gebe ich dir hier zu guter Letzt einfach meine eigenen Tipps zum Miteinander reden –  also den Grund warum wir hier bei CodeFlügel nicht Whiskey, sondern Gin (gratification is near) trinken J

Wir reden miteinander

 Immer. Alle. In wöchentlichen Stehmeetings mit kurzen Einblicken in alle möglichen firmeninternen Prozesse: Marketing, Vertrieb, neue Projekte, Erfolge, Kundenrückmeldungen, Organisatorisches,… maximal 5 Minuten pro Thema, max. 30 Minuten lang. Das wird dann auch noch in einen unserer Slack Channel geposted, damit auch die, die nicht da waren es nachlesen können.

Dann reden wir in einer kleineren Gruppe weiter miteinander im Projektleitermeeting – da schauen wir kurz auf jedes laufende Projekt, erheben Zufriedenheits- und Statusupdates, klären eventuelle Rollenkonflikte und visualisieren den aktuellen Status mit Lego.

lego

Und dann sind dann noch unsere ClausUhren (eigentlich Klausuren, aber weil Claus, unser CEO, das Reden einen ganzen Tag lang oder gar zwei so toll findet, haben das Format kurzerhand nach ihm zu benannt), in denen sich CEOs, Vertrieb und Marketing quartalsweise über die „großen“ oder liegengebliebenen Themen Gedanken machen. (Marketingstrategieumsetzung, Unternehmensvision, Kundenzufriedenheit, etc.)

Zu guter Letzt reden wir natürlich auch noch mit unseren Kunden – wir sind telefonisch erreichbar, persönlich oder per Mail und antworten möglichst prompt. Zudem pflegen wir, ganz nach SCRUM, Sprintmeetings, stellen den Projektverlauf im Trello dar und geben somit unmittelbaren Einblick in den Fortschritt der Entwicklung. Also wie du siehst, ist es auch in noch relativ überschaubaren Teams (20 Leute ist da so die magische Grenze) nötig, ziemlich viel miteinander zu reden. Nur so funktioniert die Zusammenarbeit möglichst reibungslos.

Aber genug geredet – lasst uns endlich GIN trinken! Zum Wohl! 😉

 

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