Neue Arbeitsumgebung für mehr Motivation

Valentinstag. An diesem Tag geht es nicht nur um die Liebe, sondern (für die weniger Glücklichen) auch oft um Loslassen und Veränderung. Wir widmen uns heute beiden Themen – dem Loslassen von alten und nicht funktionierenden Strukturen zum einen und der Motivation und Liebe zur Arbeit zum anderen.

Wir lieben was wir tun und wollen Spaß an der Arbeit haben – das ist in unseren Zielen fest verankert. Und es ist auch wirklich so, aber (und da sind wir uns momentan alle einig) unser derzeitiger Arbeitsplatz ist nicht mehr ideal für uns. Glücklicherweise steht in einigen Monaten bereits unser Umzug in ein neues Büro bevor. Zeit also, sich mit der Frage zu beschäftigen, wie sich die Arbeitsumgebung auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter auswirkt. Welche Dinge sollten wir jetzt bedenken um uns zukünftig noch wohler zu fühlen, noch mehr Freude an der Arbeit zu haben und morgens noch lieber ins Büro zu kommen?

Fangen wir mit der Ist-Situation an

Es gibt zurzeit einige Punkte mit denen wir nicht optimal zufrieden sind – der vielleicht größte davon ist die Raum- bzw. Teamaufteilung. Da wir uns aktuell noch einen Bürostandort mit einem anderen Unternehmen teilen, mussten in der Raumaufteilung schon von Beginn an Kompromisse eingegangen werden. Der Großteil der Entwickler sitzt an einem Ende und ist sogar durch einen Durchgang im Freien räumlich vom anderen Büroteil getrennt. Das Marketing, Office und Vertriebs-Team (kurz: MOV) und die Geschäftsführung sitzen am anderen Ende und dazwischen teilen sich unsere Webentwickler einen Open Space mit dem zweiten Unternehmen in der Bürogemeinschaft.

Für die Kommunikation ist das natürlich nicht ideal. Ja wir nutzen Slack um intern zu kommunizieren und das funktioniert mit diversen Integrationen sehr gut, aber nein, wir sind nicht solche riesigen Nerds, dass wir nicht ab und zu auch gerne mal persönlich miteinander reden. Außerdem entsteht so schon alleine durch den Sprachgebrauch eine geteilte Teammentalität. Wir sprechen von „den Entwicklern“, „dem Webteam“ und „dem MOV & GF Team“ – dabei wollen wir eigentlich einfach alle gemeinsam das CodeFlügel Team sein.

Kellerkinder

Dass es in dem rundum verglasten ausgelagerten Entwicklerbüro (liebevoll Aquarium genannt) weder richtig öffenbare Fenster, noch fließendes Wasser gibt trägt auch nicht gerade zur allseitigen Zufriedenheit bei. Wenigstens muss man aufstehen, um sich einen Kaffee zu holen (wichtig!) und kommt dabei eventuell mit dem restlichen Team ins Gespräch. Dazu muss man nämlich entweder ins „MOV-Büro“ oder in den Keller – und da wären wir schon beim nächsten Suboptimalzustand. Im Keller, der wesentlich ominöser klingt als er eigentlich ist, befinden sich unsere Gemeinschafts- und Meetingräume, nur leider sehr wenig bis gar kein Tageslicht.

Es kommt aber leider nicht selten vor, dass Geschäftsführer, Vertrieb oder Projektleiter aufgabenbedingt einen großen Teil ihres Arbeitstages dort verbringen. Einerseits sorgt das für gedrückte Stimmung bei den betreffenden Personen und andererseits unterbricht diese zusätzliche Abkapselung (neben der räumlichen Trennung der Arbeitsplätze) den natürlichen Informationsfluss im Team. Für alle wichtige Informationen und Neuigkeiten müssen bewusst gesammelt und weiterkommuniziert werden. Das bringt zwar natürlich auch den Vorteil mit sich, dass man gezwungen ist, solche Informationen strukturiert weiterzugeben, es erhöht aber auch den gesamten Kommunikations-Overhead im Unternehmen und verringert zudem die Wahrscheinlichkeit, dass diese Informationen auch dann ins Team gelangen, wenn die geordnete Weitergabe einmal versagen sollte.

Ein neues Büro muss her

Schon vor einigen Monaten hat sich unser gesamtes, aktuell 21-köpfiges Team, zusammengesetzt um alle unsere Wünsche und Vorstellungen für das neue Büro zu besprechen. Der Konsens: wir wollen alle wieder näher zusammen sitzen. Aber wie genau das nun aussehen sollte, war schon eine schwierigere Frage. Zumindest einen großen abgetrennten Besprechungsraum brauchen wir auf alle Fälle, einen kleineren abgetrennten oder abtrennbaren Bereich für kurze interne Team-Meetings ebenfalls. Darauf, dass für die Vieltelefonierer von MOV + GF doch auch wieder ein eigener Bereich gut wäre, konnten wir uns zwecks allgemeiner Lärmvermeidung auch schnell einigen. Aber wie sollte die Raumaufteilung für den Rest (sprich: den Großteil) des Teams gestaltet werden? Großraumbüro? Kleinbüros für Entwicklungsteams? Fixe Arbeitsplätze oder maximale Flexibilität? Hmmm.

Darüber, ob das moderne Großraumbüro wirklich das Nonplusultra in Punkto Zusammenarbeit und Kommunikation ist, lässt sich streiten. Auch die Expertenmeinungen gehen auseinander und diese Art der räumlichen Organisation bringt sowohl Vorteile (guter Informationsfluss, starkes Teamgefühl, direkte Kommunikationsmöglichkeit) als auch Nachteile (stärkere Lärmentwicklung bzw. arbeiten mit Kopfhörern, mehr Ablenkung) mit sich. „Halb-offen“, also bei Bedarf durch Türen trennbare größere Bereiche, lautete schließlich unsere Entscheidung mit der wir uns auf die Suche nach passenden Räumlichkeiten begeben konnten.

Eleganter Altbau mit modernem Flair

Unser perfektes neues Büro haben wir mittlerweile auch gefunden und befinden uns momentan in der Umbau- und Planungsphase. Zwei große Räume mit viel Licht (und öffenbaren Fenstern!), die durch bei Bedarf schließbare Flügeltüren verbunden sind werden den Entwicklern bald zur Verfügung stehen. Die Sitzordnung sinnvoll nach Kompetenzen bzw. häufiger Projektzusammenarbeit aufgeteilt und einige flexible Arbeitsplätze wird es auch geben. Ebenfalls sind Zonen für Steharbeitsplätze vorgesehen, die in weiterer Folge noch hinzugefügt werden sollen. Mit diesem Konzept möchten wir nicht nur erreichen, dass jeder Mitarbeiter einen Arbeitsplatz hat an dem er sich wohl fühlt, sondern auch, dass dieser Arbeitsplatz weitestgehend optimal auf seine oder ihre (im Projektgeschäft häufig wechselnden) Arbeitsanforderungen ausgelegt ist. Selbstverständlich wird dabei die Arbeitsplatzergonomie nicht außer Acht gelassen – wir wollen schließlich auch, dass unsere Mitarbeiter gesund bleiben. Neben der Ergonomie sollen dafür auch immer frisches Obst und unser smartes CO2 Messgerät sorgen, dass uns sagt, wann es Zeit ist ein Fenster zu öffnen 🙂

Weiters gibt es jeweils ein abgetrenntes Büro für MOV und GF, einen großen Besprechungsraum mit Platz für alle und einen Showroom, der ebenfalls für Meetings genutzt werden kann. Sehr wichtig ist natürlich der Gemeinschafts- und Essbereich, der ebenfalls Platz für alle bieten und möglichst zur maximalen Zufriedenheit des gesamten Teams gestaltet sein soll. Konkret heißt das für uns zwei Mikrowellen zur Minimierung der mittäglichen Wartezeiten, ein Mülltrennsystem weil umweltbewusst, und unser heißgeliebter „Wuzzler“ (=Tischfußballtisch, für alle die jetzt verwirrt sind) muss selbstverständlich auch Platz finden.

Weitere Faktoren für den perfekten Arbeitsplatz

Mit der optimalen Raumaufteilung und Arbeitsplatzgestaltung ist noch nicht die ganze Arbeit getan. Für den maximalen Wohlfühlfaktor sind zusätzlich auch Ordnung und Sauberkeit wichtige Punkte. Für Unternehmen empfiehlt es sich der Einfachheit halber natürlich, einen Putzdienst zu beauftragen, der das Büro, Küche und Essbereich sowie die sanitären Anlagen ein bis zweimal die Woche gründlich reinigt. Aber auch der eigene Arbeitsplatz sollte halbwegs sauber und in Ordnung gehalten werden, damit man sich dort wirklich wohl fühlen kann. Dafür ist natürlich in erster Linie jeder selbst verantwortlich, aber der Arbeitgeber kann die Mitarbeiter mit praktischen Ordnungssystemen und sinnvollem Stauraum bei dieser Aufgabe unterstützen. Zusätzlich sollte es aber auch jedem möglich sein, dem Arbeitsplatz eine individuelle und persönliche Note zu verleihen. Wo hierbei zwischen Pflanzen und Bilderrahmen auf der einen Seite und dem eigenen Namen in Leuchtschrift über dem Bildschirm auf der anderen Seite die Grenze gezogen wird, ist vermutlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich 😉

Dass natürlich die verbesserte Arbeitsumgebung alleine nicht das Wundermittel für mehr Motivation, verbesserte Kommunikation und besser funktionierende Strukturen ist, ist uns auch allen klar. Aber es ist ein erster Schritt in die richtige Richtung. Und dazu müssen wir auch sagen, dass die Arbeitsplatzsituation aktuell gerade nicht furchtbar ist. Sie ist okay, aber eben nur okay und das reicht uns nicht. Gemeinsam mit den Optimierungen bzw. Weiterentwicklungen der einzelnen Organisationsbereiche, an denen wir ebenfalls ständig arbeiten, sehen wir der Zukunft also definitiv sehr freudig entgegen. Und sobald das neue Büro dann fix bezogen wurde, darf natürlich eine Einweihungsparty für Kunden und Freunde auch nicht fehlen – wir halten euch auf dem Laufenden 😉

Alisa

Über den Autor

Alisa

Alisa macht *eigentlich* Marketing, wenn nicht gerade ein Angebot zu schreiben, ein Webshop zu administrieren oder sonst etwas Dringendes zu erledigen ist ;) Sie ist nerdiger als sie aussieht und ist leicht für neue Technologien, Medien und Projekte zu begeistern. Ihre größte Schwäche sind Katzen und alles was mit ihnen zu tun hat.