Die CodeFlügel Kommunikation

In unserem heutigen Blogeintrag geben wir euch einen kleinen Einblick in die interne und externe Kommunikation, wie diese aussieht, welche Fehler bei der Kommunikation entstehen können und wie das alles unter einen Hut zu bringen ist.

Kommunikation ist wichtig! Ohne sie würden keine Ziele gesetzt und erreicht werden, keine Projekte umgesetzt werden und auch kein Fortschritt passieren. Daher ist es heutzutage umso wichtiger, eine gut funktionierende Kommunikation zu haben. Vorweg: wir arbeiten projektorientiert, das bedeutet, dass bei uns viele Personen zur gleichen Zeit an unterschiedlichen Projekten arbeiten. Um da nicht den Überblick zu verlieren, oder im Falle eines Krankenstandes oder Austritts aus der Firma nichts verloren geht, gibt es einige Möglichkeiten wie man dem Vorbeugen kann.

Das wichtigste Mittel hierfür sind unsere Trello-Boards. Man kann sie einfach bearbeiten, kann Leute zum Bearbeiten einladen und hinzufügen und so den Kunden direkt den aktuellen Status ihres Projektes anzeigen. Dadurch weiß der Kunde immer an was gerade gearbeitet wird und was schon erledigt ist. Durch das Markieren von Personen auf einzelnen Karten, werde diese auch sofort benachrichtigt, sobald es eine Änderung gibt.

Es erspart einem viel Zeit, weil man nicht alte Emails durchsuchen muss, um bestimmte Konversationen mit Spezifikationen zu finden, da man alles im Board im Blick hat. Und ein weiterer Vorteil: durch mündliche Kommunikation entstehende Missverständnisse können durch das eintragen in ein Trello-Board ausgeglichen werden, da man immer ein Beispiel zu einer Karte hinzufügen bzw. erledigte Änderungen verlinken kann und so ungewollte Ergebnisse sofort erkannt und ausgebessert werden können. Außerdem hat man immer einen Verlauf der schon getätigten Aufgaben zur Hand, was bei der oben genannten Abwesenheit von Mitarbeitern (aus welchem Grund auch immer ;)) sehr nützlich sein kann. Man kann sich so einen Überblick verschaffen und muss sich nicht mit unbekannten Projekten herumschlagen. Und wenn eine Aufgabe erledigt ist, wandert sie ins Archiv und ist auch dort unbeschränkt abrufbar.

Kommunikation nach außen, also zu Partnern und Kunden, ist zwar extrem wichtig, aber nur die halbe Geschichte. Auch eine gut funktionierende Kommunikation innerhalb des eigenen Teams ist essenziell für den Projekterfolg. Zum Glück ist die Funktion eines Trello-Boards nicht nur auf die Außenkommunikation beschränkt. Auch wir im Team verwenden Trello-Boards, um Arbeitskollegen auf anstehende Tätigkeiten hinzuweisen oder auch um persönliche Aufgaben zu koordinieren. Man setzt einen Kollegen in Kenntnis und kann in seiner Spalte eine Karte erstellen, inklusive Erinnerung. Das hilft dabei, die verschiedenen Aufgaben für alle Mitarbeiter übersichtlicher darzustellen.

Ein weiteres Mittel zur internen Kommunikation ist unser hauseigenes Wiki. Von Mitarbeitern erstellte Beiträge können von allen eingesehen und bearbeitet werden. Je nach persönlicher Einstellung empfängt man auch jede neu erstellte Seite oder Änderung per Email, um immer auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. Ganz egal ob diverse HowTos, Prozessabläufe oder einfach nur die Kontaktdaten der Mitarbeiter – es ist für jeden in der Firma einfach und übersichtlich einzusehen. Man muss nicht den Kollegen fragen, der gerade sehr beschäftigt ist, sondern schlägt einfach nach, was man wissen will. Wie schon erwähnt können alle Mitarbeiter Artikel erstellen und so können auch zu bestimmten Fachgebieten Wiki-Artikel hinzugefügt werden.

Weiters gibt es dann auch noch das CodeFlügel Playbook, welches gerade für neue Mitarbeiter eine Hilfe darstellen soll, sich schneller in die Firma und ihre Arbeitsabläufe, fixe Termine, Aufgaben und die Firmenkultur einzufinden. Aber auch für die alten Hasen ist es ein praktisches Nachschlagewerk.

Wie ihr vielleicht (bzw. wenn ihr das lest dann auf jeden Fall) schon mitbekommen habt, wird auch jede Woche ein von unseren Mitarbeitern selbst geschriebener Blog veröffentlicht. Durch diesen werden neue Technologien, Themen und Projekte vorgestellt. Der Blog dient natürlich hauptsächlich zur Kommunikation nach außen. Allerdings ist er auch sehr hilfreich für Mitarbeiter die im Urlaub oder Krankenstand sind bzw. waren, um sich was neue Projekte oder Technologien betrifft auf den aktuellen Stand zu bringen. Um den Blog zu verbreiten, ist auch ein Newsletter sehr nützlich. Dadurch werden die Highlights auch an jene weitergeleitet, die nicht jeden Donnerstag die Blog-Seite checken, um den neuesten Eintrag zu lesen. Außerdem können darin auch andere Infos wie z.B. Events nach außen getragen werden.

Wie schon erwähnt, richtet sich die Kommunikation eines Unternehmens eben nicht nur nach außen, sondern sollte auch innerhalb eines Betriebs gut gepflegt werden. Dafür benötigt es auch eine gewisse Struktur, da es sonst sehr unübersichtlich wird. Ebenso trägt die interne Kommunikation erheblich zur Firmenkultur bei und kann das Arbeitsklima wesentlich verbessern.

Das bei uns wohl meist genutzte interne Kommunikationsmittel, nach der verbalen Kommunikation, ist Slack. Slack ist ein webbasiertes Messenger-Programm, das in sehr vielen Unternehmen heutzutage schon genutzt wird. Der größte Vorteil von Slack ist wohl der Zugriff von überall, eine Internetverbindung vorausgesetzt. Was eben auch bei uns von Bedeutung ist, da viele nicht Vollzeit arbeiten oder teilweise auch Homeoffice gemacht wird. Man bekommt alle Firmennews (und Witze ;)) sofort geliefert und muss nicht erst mühsam bei Kollegen nachfragen, was man verpasst hat. Auch bei uns erfreut es sich größter Beliebtheit, sowohl um den Nächsten Lunchtrain* zum Billa zu starten oder um die wöchentlichen Meetings zusammenzufassen. Es kann entweder in privaten Chats kommuniziert werden oder aber auch in größeren Channels, die alle einen bestimmten Betreff haben. Ebenso lassen sich Channels nur auf bestimmte Mitarbeiter beschränken, um andere Kollegen nicht mit projektbezogenen Nachrichten zu überschwemmen. Außerdem tragen diverse Plugins dazu bei, den Chat bestmöglich an die Firma anzupassen.

*Der Lunchtrain ist beispielsweise eines der unzähligen Plugins, mit dem man seinen Slack-Workspace anpassen kann. Dabei können alle Mitglieder einen „Zug“ zum nächsten Objekt der kulinarischen Begierde starten und Kollegen können aufspringen um sich zum gemeinsamen Mittagessen zu verabreden. Der Slackbot, ein automatisierter Nachrichtendienst und quasi ein persönlicher Assistent, erinnert einen dann rechtzeitig daran, loszugehen. Ebenso lassen sich auch andere den Workflow erleichternde Addons installieren, wie zum Beispiel eine Verknüpfung zu Trello. Und was bei Programmierbegabten sicher öfters vorkommt: Man kann auch selbst solche Plugins bauen und einfügen.

Zusammengefasst stellt die Kommunikation eines der wichtigsten Themen innerhalb einer Firma dar. Wenn die Kommunikation nicht rund läuft, werden Aufgaben nicht erledigt, Termine nicht eingehalten und das Arbeitsklima leidet darunter. Durch vor allem transparente Kommunikation werden wichtige Firmeninformationen und Ziele an alle Mitarbeiter weitergeleitet und die Motivation sich für die Firma ins Zeug zu legen wird umso größer und man ist sich seiner Aufgaben bewusster. (Und falls die verbale Kommunikation mal nicht ausreicht, haben wir immer noch den CodePrügel 😉 )

Josef

Über den Autor

Josef

So viel wie möglich, so schnell wie möglich und so einfach wie möglich. Das ist Josefs Motto. Ob beim Backend auffüllen, Apps testen oder Videos schneiden. Gibt’s einen Shortcut, kennt er ihn. Gibt’s keinen, wird kurzerhand einer erstellt. Wenn alle Backends voll sind und alle Apps getestet, wird Steam nach Interessen durchsucht, der Badminton Schläger geschwungen oder die Nikon ausgepackt und drauf los fotografiert.